Uffici smart working: come cambia il posto di lavoro

Secondo i più visionari tra gli osservatori, entro pochi anni per molte professioni il “posto di lavoro”, come è sempre stato inteso, non esisterà più. È la rivoluzione dello smart working, il lavoro intelligente, come viene chiamato quell’approccio al tempo e allo spazio lavorativo caratterizzato dalla flessibilità. In un’azienda in cui i dipendenti hanno maggiore autonomia di scelta, nei limiti della garanzia di una certa produttività, anche gli spazi di lavoro devono trasformarsi in uffici per smart working. Ma cosa significa, in pratica?

Uffici per smart working, uno spazio flessibile

Scegliere di adottare strategie di smart working, così come introdurre politiche di welfare aziendale, è indice della volontà del datore di lavoro di cambiare approccio e visione, innovandosi e riconoscendo l’importanza del benessere di colleghi e dipendenti. Per questo motivo, anche gli spazi aziendali vanno necessariamente ripensati in quest’ottica, non solo per accogliere gli smart worker quando non lavorano da casa, ma anche per rendere più agile e moderna l’intera struttura.

Quali sono le esigenze degli smart worker?

Partiamo, dunque, dai bisogni e dalle necessità degli smart worker che, potendo scegliere tra il lavoro da casa e l’ufficio, tendono a dividere le mansioni tra l’uno e l’altro spazio. Raramente, infatti, un dipendente si recherà fino in azienda per svolgere un compito che può svolgere in autonomia con il computer e una connessione a internet.

Gli uffici di smart working, dunque, servono principalmente per:

• riunioni con clienti e colleghi, anche via Skype;
• lavori di gruppo e attività collettive;
• attività di team building;
• consultare o revisionare documenti presenti in sede;
• trovare uno spazio dove concentrarsi.

Di qui partono le principali soluzioni per ristrutturare il proprio spazio aziendale per rispondere pienamente a queste esigenze.

Spazi modulari e open space

Il primo caposaldo dell’ufficio tradizionale a fare le spese di questa rivoluzione è la postazione fissa. Mantenere, infatti, una scrivania per ciascun dipendente in un contesto di smart working, rischia di diventare uno spreco di spazi, nonché controproducente: immaginiamo una stanza con tre scrivanie, per esempio, e tre dipendenti con flessibilità di orario e di lavoro. Capiterà su base settimanale che l’ufficio sia vuoto o semivuoto: il dipendente che si trova da solo rischia di subire un calo della produttività, oppure c’è il rischio, molto concreto, che si debbano coprire i costi di riscaldamento per riscaldare una stanza dove si trova una sola persona.

Via libera, dunque, ad ampi spazi aperti e modulari, perfettamente adattabili alle esigenze dei dipendenti. Servono, dunque stanze, scrivanie, lavagne, proiettori e tutto ciò che può essere utile ad un lavoro in gruppo, riunioni e attività che non possono essere svolte a casa.

Piccoli uffici tranquilli e ampie zone relax

Quello smart è un ufficio dove non mancano gli spazi per chiacchierare e rilassarsi tra colleghi: non sono leggende metropolitane quelle che narrano che le idee migliori in molte aziende siano venute proprio di fronte alla macchinetta del caffè. Ecco, dunque, perché l’ufficio 2.0 dovrebbe contenere aree diverse: piccole postazioni isolate e tranquille, dove il lavoratore possa organizzare i propri strumenti di lavoro tutelando anche a propria privacy; zone confortevoli e aree verdi per favorire l’incontro, lo scambio e, in ultimo, la fidelizzazione dei dipendenti all’ambiente. Sono molte le aziende che puntano anche su un’area di ristoro aziendale, attiva anche durante l’intera giornata che si evolve da caffetteria per la colazione a bar per un aperitivo veloce di fine giornata: a beneficiare della contaminazione culturale   che viene favorita da questi spazi è l’intera azienda.

Uffici smart, uffici confortevoli

Come sottolinea anche l’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, gli uffici di smart working sono spazi confortevoli dal punto di vista funzionale, ergonomico ed estetico. Non mancano le ricerche che evidenziano come la scelta di determinati colori, di una luce calda piuttosto che i classici neon, e una temperatura costante favoriscano il benessere di chi lavora e, per diretta conseguenza, anche la sua efficienza.

Sicuramente rivoluzionare l’intero ufficio può rappresentare un costo che non tutte le aziende possono sostenere, tuttavia possono bastare anche alcuni piccoli accorgimenti come il colore di una parete oppure qualche componente d’arredo variopinto ad innescare un cambiamento.

L’importanza della tecnologia

Infine, un ufficio smart non può che essere un ufficio ad alto tasso tecnologico. È importante, infatti, dotarsi di strumenti tecnologici che consentano di lavorare in maniera efficace sia per chi si trova in ufficio sia per chi, invece, è a distanza. Rete Wifi, una piattaforma Cloud condivisa, una modalità di comunicazione diretta tra i dipendenti (che sia Skype o un gruppo di WhatsApp o Telegram)   sono elementi chiave perché la vita lavorativa sia a tutti gli effetti efficace.

E proprio la tecnologia può essere lo strumento adatto, in azienda, per prenotare una visita medica, oppure per verificare i servizi a cui si ha diritto. Non è un caso che SiSalute, marchio di UniSalute servizi dedicato a proposte di assistenza sanitaria non assicurativa per le aziende, proponga anche la predisposizione e gestione di una piattaforma online per accedere ai flexible benefit aziendali direttamente online. Un ulteriore passo verso un futuro smart, efficiente e in salute. Anche i vostri uffici sono perfetti per lo smart working? Raccontateci come sono organizzati nei commenti!